Không một doanh nghiêp nào không bị rơi vào khủng hoảng truyền thông. Doanh nghiệp càng nổi tiếng khủng hoảng truyền thông càng nhiều và càng lớn. Học hỏi những bài học xử lý truyền thông từ các chuyên gia, các doanh nghiệp khác là không bao giờ thừa, dù ta đã từng biết đã từng áp dụng
………………
Nếu bạn phạm sai lầm, hãy sống thật với chúng, thú nhận, sửa chữa và chấp nhận hậu quả. Việc cố gắng che đậy sự cố khủng hoảng truyền thông luôn làm cho vấn đề trở nên tồi tệ hơn.
Với tốc độ cập nhật tin tức liên tục như hiện nay, các đài phát thanh hay blogger luôn tìm kiếm những câu chuyện nóng hổi. Chỉ tính riêng lượng nội dung xuất bản trực tuyến cũng đã là một con số đáng kinh ngạch khi ước tính mỗi ngày có hơn 2 triệu bài đăng trên blog.
Khi câu chuyện của bạn đến với công chúng thông qua các phương tiện truyền thông truyền thống như đài phát thanh, truyền hình hay báo giấy, lượng nội dung lại càng trở nên áp đảo. Một khi trở thành trung tâm chú ý, liệu bạn và công ty đã biết phải làm gì?
Dưới đây là một bài học xương máu về khủng hoảng truyền thông xảy ra tại một công ty. Khách hàng của của công ty này gặp vấn đề về bảo mật. Như thường lệ, họ tìm đến công ty để được hỗ trợ. Tuy nhiên, nhân viên phụ trách đã xử lý không khéo léo. Sau đó, thậm chí phóng viên và quay phim từ đài truyền hình địa phương đã đến công ty để phỏng vấn về vụ việc này. Thật không may, sự không khéo léo của đại diện công ty khi trả lời phỏng vấn đã khiến họ rơi vào “tâm bão” truyền thông. Tình hình cuối cùng đã được giải quyết, nhưng không thể phủ nhận những ảnh hưởng tiêu cực mà công ty này phải gánh chịu.
Rõ ràng, các vấn đề truyền thông như trên hoàn toàn có thể xảy ra bất kể doanh nghiệp của bạn thuộc quy mô lớn hay nhỏ. Và những gì bạn có thể làm chỉ là chống chọi yếu ớt lại từng đợt sóng ồ ạt ấy. Dưới đây là 5 lời khuyên hữu ích có thể giúp bạn khi gặp sự cố khủng hoảng truyền thông:
1. Có kế hoạch đối phó với các phương tiện truyền thông
Quyết định đầu tiên là có nên đồng ý phỏng vấn hay không. Dù không bình luận nhưng cũng chưa chắc việc đó giúp bạn tránh được ánh mắt soi mói của truyền thông. Họ sẽ nói rằng bạn đã từ chối bình luận, đặt bạn lên “ghế nóng” và sẵn sàng chĩa camera về phía bạn bất cứ lúc nào.
Nếu trả lời bình luận, bạn cần cân nhắc một vài điều:
- Rất khó thuyết phục phóng viên đừng đăng câu chuyện của bạn.
- Nội dung phỏng vấn sẽ được chỉnh sửa.
- Truyền thông có thể “xào nấu” nội dung trả lời của bạn, đưa chúng ra khỏi ngữ cảnh đó và gây hiểu lầm cho khán giả.
Vì vậy, nếu bạn chấp nhận phỏng vấn, hãy ghi nhớ một điều đơn giản: Đừng quá cuốn vào các cuộc trò chuyện khi chưa chuẩn bị tốt.
2. Xác định ai sẽ đại diện công ty nói chuyện với truyền thông
Cho dù bạn có ý định phỏng vấn hay không, chắc chắn bạn sẽ không muốn một nhân viên ngẫu nhiên nào đó – những người có thể không biết toàn bộ câu chuyện, đại diện cho công ty mình. Hãy đảm bảo tất cả nhân viên đều thông suốt về việc khi có yêu cầu phỏng vấn, thông tin phải được trao đổi với một đầu mối duy nhất.
Nếu bạn muốn trả lời truyền thông, hãy chỉ định một người phát ngôn cụ thể. Trong doanh nghiệp nhỏ, thường người đó sẽ là chủ doanh nghiệp hoặc quản lý cấp cao. Nếu doanh nghiệp lớn hơn, có thể chọn quản lý nhân sự. Nhưng bất kể là ai, cần đảm bảo người đó truyền tải thông điệp một cách ngắn gọn nhưng vẫn đi vào trọng tâm.
3. Cân nhắc trợ giúp từ chuyên gia
Tùy thuộc vào quy mô và mức độ nghiêm trọng của câu chuyện, bạn có thể cân nhắc thuê chuyên gia có kinh nghiệm quản lý khủng hoảng. Những người này có thể đưa ra tư vấn hữu ích về cách xử lý tình huống khó nhằn. Nếu phải đối mặt với cáo buộc hình sự hoặc dân sự kèm theo báo cáo điều tra, hãy nhanh chóng tìm một luật sư có kinh nghiệm.
4. Đừng hành động khinh suất, chỉ khiến tình hình tệ hơn
Nếu bạn đang phải đối mặt với cáo buộc về điều kiện làm việc không an toàn trong nhà máy, chắc chắn đây không phải lúc phù hợp để thưởng cho phó giám đốc hay quản lý. Bạn sẽ nghĩ: hiển nhiên chẳng ai làm vậy, nhưng thật ngạc nhiên là các công ty thường mắc sai lầm này ngay vào lúc mọi sự chú ý của công chúng đang dồn vào họ.
Bạn nên cẩn thận khi trao thưởng, đề bạt nhân viên hay tổ chức kỷ niệm thành lập công ty. Đừng để những hành động này khiến công chúng cảm thấy bạn xem thường khủng hoảng mà mình đang đối mặt.
5. Thừa nhận khuyết điểm của mình
Nếu bạn phạm sai lầm, hãy sống thật với chúng, thú nhận, sửa chữa và chấp nhận hậu quả. Việc cố gắng che đậy luôn làm cho vấn đề trở nên tồi tệ hơn. Trong trường hợp dẫn đến truy tố hình sự hoặc dân sự, hãy nghe theo lời khuyên của luật sư.
Tất nhiên, điều tốt nhất là tránh những phiền toái này ngay từ đầu, không thực hiện các hành vi bất hợp pháp hay bạo lực. Hơn nữa, hãy biến chúng thành nếp văn hoá doanh nghiệp và không dung thứ những hành vi như vậy.
Ngoài ra, cần thiết lập hệ thống kiểm soát và cân bằng để ít nhất không một hành động thiếu suy nghĩ nào của nhân viên có thể khiến công ty gặp rắc rối. Tuy nhiên, nếu chẳng may công ty bạn rơi vào khủng hoảng, thì năm cách trên sẽ giúp bạn vượt qua giai đoạn khó khăn này.
